Telefonische wachttijd verminderen? Dat kan, met deze tips!
Klanttevredenheid staat voor veel bedrijven hoog in het vaandel. Een lange telefonische wachttijd helpt hier niet bij. Maar wat kun je hier als bedrijf aan doen?
Je kent het wel, je belt een telefoonnummer en dan begint het: de wachttijd. ‘Moment geduld alstublieft, u wordt zo spoedig mogelijk geholpen’. En dan begint het… het wachten. Je wilt het liefst ophangen, maar je wilt ook antwoord dus je besluit te wachten. De uiteindelijke zes minuten die je wacht, lijken voor jou wel vijftien minuten te duren.
Het ‘even wachten’ loopt al snel op
Voor service- en callcenter is het altijd lastig om deze wachttijd te doen verminderen. Het kan zijn dat er op piekmomenten onvoldoende medewerkers aanwezig zijn voor het afhandelen van hulpvragen. Dit kan bijvoorbeeld ontstaan door verzuim of door een structurele onderbezetting. Allemaal oorzaken waardoor de wachttijd maar blijft oplopen. Je wilt de klant natuurlijk graag tevreden houden en om deze wachttijd te verkorten hebben wij een aantal handige tips voor jou, als bedrijf, op een rij gezet.
Schakel hulpgroepen in
Met onze speciale software kun je gemakkelijk hulpgroepen inschakelen. Dit zijn belgroepen met een andere specialiteit of van een andere afdeling die je kunt bijschakelen. Zo kun je direct anticiperen als de wachttijd blijft oplopen.
Zet een escape in
Geef bellers de mogelijkheid om uit de telefonische wachtrij te stappen met de ‘wachtrij escape’. Deze bellers worden dan op een later moment teruggebeld. Het bijhouden van deze bellijsten wordt geheel automatisch gedaan via onze software.
Maak de wachttijd leuk en interessant
Stel een telefonische wachtrij in en geef de gebruiker informatie op welke positie hij of zij wacht. Stel wachtmuziek in die past bij de identiteit van jouw merk. Maar dat kan ook weer zorgen voor frustraties gezien sommige mensen een wachtdeuntje vervelend vinden. Geef de beller daarom de keuze om te wachten met- of zonder muziek.
Met deze keuze val je op…
Muzieksmaak is vaak persoonlijk. Niets is vervelender als je een langere tijd moet wachten met een muziekje die eigenlijk meer irritatie opwekt dan dat je er begrip voor hebt. Vraag daarom de gebruiker in welke muziekmood die is. Zodat je de muzieksmaak daarop kunt afstemmen.
Alle mogelijkheden met één druk op de knop
Ben jij klaar om jouw telefonische wachttijd om te zetten in een positieve ervaring? Wil jij belgroepen of wachtmuziek inschakelen? Bel ons, want wij doen alles voor een glimlach en helpen je dan ook graag.