Als ondernemer wil je jouw klanten optimale hulp bieden. Een mededeling die een klant bij het bellen vaak hoort is: dit telefoongesprek kan worden opgenomen voor kwaliteits- of trainingsdoeleinden. Maar waarom wil je als klantcontactcentrum of call center een telefoongesprek opnemen? Wij hebben 5 belangrijke redenen op een rij gezet:
1. Train en coach je medewerkers
Als je regelmatig te maken hebt met de instroom van nieuwe medewerkers is coaching aan de orde van de dag. Maar hoe regel je dat als jouw klantenservice medewerkers vanuit huis werken? Het selectief beluisteren van gesprekken van nieuwe medewerkers is een uitstekende mogelijkheid om de medewerker te coachen en te helpen met gesprekstechnieken.
Via onze klantenservice software, ContactSuite, is het mogelijk om dit allemaal op afstand aan te sturen. Merk je dat een medewerker moeite heeft met bepaalde telefoongesprekken, dan kun je aan de slag met coaching en advies op basis van eerder gehouden telefoongesprekken. Neem samen het gesprek door en bespreek stap voor stap wat de verbeterpunten zijn.
Het is zelfs mogelijk om live mee te luisteren tijdens telefoongesprekken. Heeft je collega een lastig gesprek? Dan kun je de medewerker de juiste richting in te sturen door live te coachen. Dit, terwijl de klant (beller) niets doorheeft.
2. Een verkoopgericht telefoongesprek opnemen
Wanneer een potentiële klant een product of dienst wil afnemen, dan is het mogelijk om de telefonische verkoop vast te leggen. Om het bewijs van de verkoop vast te leggen raden wij je aan om het volledige telefoongesprek op te nemen. Op die manier wordt de volledige context van de verkoop duidelijk en worden aangetoond waar de klant “ja” op heeft gezegd. Bij ContactMakers heb je de mogelijkheid om het hele gesprek op te nemen en is het gedeelte van de verkoop dus altijd prima geregeld.
3. Moeilijke gesprekken terugluisteren
Hoe ervaren je ook bent als klantenservice medewerker of als doktersassistent, een gesprek met een emotionele of boze klant kan je enorm aangrijpen. In zo’n situatie is het erg fijn als iemand anders het gesprek kan beoordelen. Zo ontstaat er begrip voor de situatie en kan de medewerker beter worden bijgestaan in de verwerking. Soms helpt het om samen het gesprek te beluisteren om te kijken hoe zo’n gesprek in het vervolg beter kan worden beantwoord.
4. Gespreksverslag maken na afloop het gesprek
Een telefoongesprek gaat vaak erg snel. Soms moet een klantcontact medewerker tijdens het gesprek informatie raadplegen, waardoor het niet mogelijk is om notities te maken. Wordt het telefoongesprek opgenomen? Dan kun je achteraf terugluisteren wat er is gezegd. Een gespreksverslag maken wordt gemakkelijk en de medewerker heeft volle focus op de klant tijdens het gesprek.
5. Identificeer belangrijke procesproblemen
Er is geen afdeling waar zo veel met klanten wordt gesproken als op de klantenservice. Klantenservice medewerkers beantwoorden klantvragen en lossen problemen op.
Via een slimme oplossing binnen ContactSuite hebben jouw medewerkers de mogelijkheid om het gespreksonderwerp vast te leggen na ieder gesprek. Door deze informatie te koppelen aan het opgenomen gesprek kan gericht worden gezocht naar veel voorkomende gespreksonderwerpen. Door het systematisch beluisteren van deze opgenomen gesprekken kunnen procesproblemen worden geïdentificeerd en worden opgelost.
Wil je weten wat klanten van jouw dienstverlening vinden? Dan is het waardevol om telefoongesprekken op te nemen en te beoordelen.
Automatisch een telefoongesprek opnemen?
Bij ContactMakers helpen wij bedrijven aan de beste klantcontact software. Via de klantcontact software die wij aanbieden worden alle gesprekken kosteloos opgenomen en kunnen jouw supervisors gebruik maken van slimme tools om deze gesprekken te analyseren.
Wil je ervaren hoe het werkt om telefoongesprekken op te nemen? Vraag dan vrijblijvend een demo aan. Wij laten het graag aan je zien.