
Aan de slag met de abandon rate, oftewel je verloren telefoongesprekken
Of we het nu willen of niet, bellers kunnen om de één of andere reden besluiten om niet te wachten totdat ze een medewerker telefonisch hebben gesproken. We spreken dan van een ‘verloren’ telefoongesprek, ook wel een abandonment call genoemd. De abandon rate is het percentage van verloren gesprekken van het totaal aantal telefoongesprekken die wél plaatsvinden.
Het percentage is als primair doel niet een zuivere raadgever. Het kan namelijk voorkomen dat de beller als gevolg van een melding tijdens het wachten besluit om een andere route te kiezen (Bij de boodschap: u kunt uw afspraak ook online maken). Dan is het gewenst gedrag.
Echter in situaties waarbij de beller lang in de wacht heeft gestaan en ophangt, wil je eigenlijk wel actie ondernemen. Deze potentiële klant heeft dan waarschijnlijk zijn of haar doel niet bereikt. Dit gaat uiteraard ten koste van de klanttevredenheid.
Vergroot je klanttevredenheid met een lagere abandon rate
Om de klanttevredenheid hoog te houden, is het belangrijk om het aantal gemiste telefoongesprekken bij te houden. Deze abandon rate wordt daarom door veel van onze klanten, die een callcenter hebben, gebruikt als meting om de kwaliteit van de belgroep te bepalen. Het verlatingspercentage is zo een indicator en doel waarop je kunt sturen.
Hoe berekenen je het afhaakpercentage?
Om het aantal verloren telefoongesprekken te meten dien je alle inkomende en verloren gesprekken te kunnen meten. Je deelt dan het aantal verloren telefoongesprekken door het aantal inkomende telefoongesprekken. Ontvang je bijvoorbeeld 600 telefoongesprekken, waarvan 120 telefoongesprekken die ophangen zonder dat je die hebt gesproken? Dan is de berekening 120 / 600 * 100 = 20%. Het afhaakpercentage in dit voorbeeld is dus 20%. Wij raden aan om gesprekken met een wachttijd korter dan 8 seconden niet mee te nemen in de berekening. Sommige mensen bellen bijvoorbeeld naar het verkeerde nummer.
Maar wat kun je doen om de abandon rate te verlagen?
In zijn algemeenheid kan worden aangenomen dat een hoger verlatingspercentage leidt tot ontevreden klanten. Wij raden onze klanten altijd aan om dit percentage te gebruiken om de service binnen de telefooncentrale te verbeteren. Zo hebben wij een aantal effectieve oplossingen om dit percentage te doen verlagen, wat resulteert in minder verloren telefoongesprekken en een hogere klanttevredenheid.
Zet hulpgroepen in om de wachttijd te verlagen.
Een voor de hand liggende oplossing is dan uiteraard het opschalen van capaciteit. Bij een structurele onderbezetting en lange wachtrijen is dit zeker het overwegen waard. Je kunt dan denken aan het inzetten van zogenoemde “hulpgroepen”. Dit zijn belgroepen met een andere specialiteit of van een andere afdeling die kunnen worden bijgeschakeld om de wachtrij te doen verminderen.
Verzamelen & terugbellen van verloren gesprekken met ContactSuite
Is er geen capaciteit om hulpgroepen in te schakelen? Of heb je een onverwacht piekmoment? Dan kun je in dergelijke situaties verloren bellers proactief gaan terugbellen. De verzameling verloren gesprekken worden aangeboden op een moment dat er medewerkers vrij zijn om deze gesprekken af te handelen. Met onze communicatiediensten en oplossingen verloopt dit proces geheel automatisch. De klantenservice medewerker krijgt in onze ContactSuite een terugbellijst aangeboden. Zodra de medewerker aangeeft dit proces te willen starten worden deze klanten proactief teruggebeld. Maar ContactSuite biedt meer! In deze tool beheer je altijd en overal jouw servicenummers. Zo krijg je live inzicht om dagelijks te kunnen bijsturen.
Kunnen wij jou helpen?
Wil je jouw bereikbaarheid ook vergroten? Laat ContactMakers je helpen! Vraag nu een ‘gratis demo’ aan en ontvang vrijblijvend advies. Liever telefonisch contact? Dan kun je ons bereiken via telefoonnummer: 088 – 54 54 000 en test dan gelijk onze wachttijd ;).